¿Microsoft o Google respaldan mis correos? La respuesta que sorprende a la mayoría de las PyMEs

Es una de las consultas que más recibimos: “si el correo está en la nube de Microsoft o de Google, ¿para qué necesito un respaldo?”. La respuesta corta: porque ni Microsoft ni Google respaldan su información. La respuesta larga es este artículo.

El modelo de responsabilidad compartida

Tanto Microsoft 365 como Google Workspace operan bajo un esquema llamado responsabilidad compartida. Ellos garantizan que la plataforma funcione: los servidores, la disponibilidad del servicio, la infraestructura. Pero la responsabilidad sobre los datos —lo que se guarda, lo que se elimina, lo que se pierde— es del cliente. Es decir, suya.

Esto no está escondido: figura en los contratos de servicio de ambas plataformas. Lo que ocurre es que casi nadie los lee, y el resultado es una falsa sensación de seguridad instalada en miles de empresas.

Qué se puede perder (y cómo ocurre todos los días)

• Eliminación accidental o intencional. Un empleado borra una carpeta de OneDrive o Drive. Pasado el período de papelera (habitualmente 30 a 93 días), esa información no existe más.
• Salida de un empleado. Se da de baja la licencia de alguien que se fue, y con ella se elimina su buzón y sus archivos. Meses después, alguien necesita un correo de ese buzón.
• Ransomware y cuentas comprometidas. Un atacante con acceso a una cuenta puede cifrar o vaciar el contenido sincronizado. La sincronización propaga el daño: no lo detiene.
• Retención insuficiente. Las políticas por defecto no están pensadas para las necesidades legales o comerciales de su empresa (una disputa laboral, una auditoría, un reclamo de un cliente de hace dos años).

La papelera de reciclaje no es un backup. Es una cortesía con fecha de vencimiento.

Qué significa respaldar Microsoft 365 o Google Workspace

Un respaldo real de la plataforma cloud implica una copia independiente, fuera del alcance de la propia plataforma y de cualquier atacante que comprometa una cuenta:

• Correo completo (Exchange Online o Gmail), incluyendo elementos eliminados.
• Archivos (OneDrive, SharePoint o Drive) con historial de versiones.
• Calendarios y contactos.
• Conversaciones de Teams, cuando el negocio lo requiere.

Y tan importante como copiar: probar que se puede restaurar. Un respaldo que nunca se verificó es una expectativa, no una certeza. Por eso en nuestro servicio la prueba de recuperación es mensual y el cliente recibe la evidencia.

Las 3 preguntas para hacerle hoy a su proveedor de IT

1. ¿Tenemos una copia de nuestro correo y archivos fuera de Microsoft/Google?
2. ¿Cuándo fue la última vez que se probó una restauración y cuánto tardó?
3. Si mañana damos de baja la cuenta de un ex empleado, ¿conservamos su información?

Si alguna respuesta es “no sé”, ya tiene el diagnóstico: hay una brecha que cerrar antes de que la descubra un incidente.

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